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Organização de arquivos para uma fácil localização |
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| Foto Divulgação |
A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
Indicado para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.
☑ VANTAGENS E BENEFÍCIOS DA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS:
▪ Organização física adequada;
▪ Sistema de identificação;
▪ Padronização dos métodos de arquivamento;
▪ Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
▪ Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
▪ Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
▪ Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
▪ Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
▪ Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
☑ ETAPAS DA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS:
Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;
▪ Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;
▪ Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;
▪ Através do índice criado no Software GED Arquivar na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados. |
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